Casos de éxito
Comprometidos con la Ecología

Registro Público de la Propiedad y El Comercio del Estado de Puebla

Digitalización como parte de las programas de modernización de 2010

El cliente

El Registro Público de la Propiedad y el Comercio del Estado de Puebla es responsable para dar seguridad de actos relacionados con la propiedad del inmueble.

El Gobierno del Estado de Puebla, contempló dentro de los programas de modernización del 2010, la digitalización de archivos que resguarda el Registro Público de la Propiedad de los distritos de Puebla, Tehuacán y Tecali.

El desafío

Digitalización y captura de los siguientes tomos:

  • Puebla: 24,000 libros Quinto y 570 libros Uno con documentos del año 1874 a 2010.
  • Tehuacán: 3,600 libros Quinto y 400 libros Uno.
  • Tecali: 1800 libros Quinto y 200 libro Uno.
  • Total del universo: 30,570 tomos.

La solución

Se realizó la preparación, digitalización, captura y reencuadernación del volumen total de libros.

El proyecto se realizó con la alianza estratégica Grupo CASI, trabajando con 75 personas y durante 6 meses (los sietes días por 24 horas); terminando en tiempo y forma.

Resultados

Con la información digitalizada se alimentó el sistema que utiliza el Registro Público para proporcionar un servicio más rápido y eficiente al público en los servicios que brinda.

Digiflow demostró su capacidad en desarrollar proyectos de esta magnitud en tecnología, recurso humano y de conocimiento.

Instituto de Catastro del Estado de Puebla

El cliente

El Instituto de Catastro inicia su proceso de modernización, a través de la digitalización de sus expedientes sobre un censo levantado en el año 2006. Así como de predios denominados rústicos que no cuentan con un medio electrónico que permita realizar su consulta de forma práctica, fácil y rápida.

El desafío

Recopilar la información que se tiene procesada en un equipo nuevo que funja como servidor y agregar información de documentos físicos del Censo de 2006. Adicionalmente se tuvo que capacitar al personal sobre el uso del sistema y los beneficios para el departamento de archivo de la dependencia.

La solución

Se realizó una consultoría en el departamento de archivos para conocer sus necesidades y ofrecer un sistema adecuado a sus requerimientos, incluyendo los servicios de capacitación, instalación, configuración y consultoría del manejo del sistema.

El proyecto se llevó a cabo en seis meses realizando consultoría, capacitación y asesoría sobre procesos de producción en digitalización y explotación del sistema.

Resultados

Agilidad en los procesos de consulta de la documentación de la dependencia, generación de procesos de producción en digitalización masiva de documentos.

ALCOA Fujikura, Ciudad Acuña

Digitalización para ahorro de espacios y eliminación de documentos físicos de RH

El cliente

ALCOA empresa estadounidense, estableció su presencia en México hace más de dos décadas. Hoy en día, la compañía atiende los mercados automotriz, empaque y bienes de consumo. Además, existen plantas que producen vaciados, forjas y sistemas de sujeción.

ALCOA emplea a más de 20,000 personas en seis ciudades de México, Más de tres cuartos de estos empleados trabajan en plantas de Coahuila, un estado del interior, limitando al norte con Texas.

El desafío

Debido a los constantes cambios que se generan en las plantas de ALCOA, Ciudad Acuña ha sufrido una gran rotación de personal, originando una gran cantidad de documentos. Al no contar con un espacio de almacenamiento en el área de Recursos Humanos, se requería un respaldo electrónico de toda la información.

Solución

Digiflow depuró y digitalizó en las oficinas del departamento de Recursos Humanos el total de los expedientes de bajas de personal de todas las plantas de Ciudad Acuña (aproximadamente 275,000 hojas). Se generó la base de datos correspondiente y el banco de imágenes los cuales fueron almacenados en un servidor del cliente.

Resultados

  • Contar con un respaldo electrónico de los expedientes escaneadas de personal.
  • Poder realizar consultas rápidas de los expedientes por el personal autorizado del área con las licencias Cabinet, sistema de administración de documentos electrónicos.
  • Eliminar la necesidad de más espacio para el almacenamiento de papel.

Unión de Crédito General (UCG), Puebla

El cliente

Unión de Crédito General, institución financiera que opera en Puebla y brinda servicios financieros de calidad a más de un millar de socios entre personas físicas y morales con actividades económicas muy diversas. Durante los últimos años han experimentado un crecimiento notable en la captación de recursos así como en la colocación de créditos.

El desafío

Hoy en día la Unión cuenta con expedientes de todos sus socios, los cuales son asesorados de manera frecuente. Por ello requieren un sistema de consulta y alimentación de información en una base de datos, no sólo de sus socios sino de los diferentes departamentos que conforman esta empresa.

La solución

Cabinet como administrador electrónico de documentos, cumple con la necesidad de poder consultar información a través de su intranet y de contar con un área de alimentación y actualización de información.

Por lo mismo el cliente adquirió licencias de Cabinet y escáners para la digitalización masiva. Digiflow proporcionó servicios en instalación y configuración del sistema y de los equipos, así como en la capacitación sobre procesos de producción y el uso del sistema.

Resultados

Con la adquisición y aplicación de Cabinet las consultas son prácticas, fáciles y rápidas. Además se pueden obtener reportes de algunas actividades, los cuales pueden ser importados a tablas de Excel para utilizarlos en otras áreas.

La consulta se puede realizar en distintos departamentos de la institución, facilitando la realización de trámites de sus clientes (otorgamiento de créditos)

Universidad Tecnológica de Huejotzingo (UTH), Estado de Puebla

El cliente

La Universidad Tecnológica de Huejotzingo es una institución de educación superior a nivel técnico que forma parte del sistema educativo profesional del Estado de Puebla. Se preparan estudiantes que terminan su nivel medio superior y que desean prepararse en una educación técnica especializada.

El desafío

Debido al constante crecimiento de la institución, ella se vio en la necesidad de aplicar nuevas tecnologías que permitieran un mejor control de los documentos de sus estudiantes en el área administrativo. Sus archivos físicos se empezaban a tornar voluminosos, provocando dificultades en la búsqueda de documentos determinados de sus alumnos. Los documentos recibidos y entregados por parte de la institución se reflejaron en la respuesta de los usuarios, entregando en tiempo y en calidad del servicio.

Solución

Después de realizar un estudio detallado del proceso en el control escolar de la universidad y de analizar los documentos manejados, se planteó la necesidad de crear documentos electrónicos que permitieran un flujo fácil, sencillo y con seguridad en la documentación.

Digiflow realizó la digitalización utilizando Cabinet y procedió a la captura de información para la indexación correspondiente a la base de datos.

Se realizó la digitalización de aproximadamente 3 mil expedientes de cinco años anteriores, conteniendo cada expediente quince documentos de diversos contenidos y tamaños. En total se digitalizaron y capturaron 50,000 documentos en un periodo de 30 días hábiles.

Resultados

Poder realizar búsqueda de documentos en cuestión de segundos y poder aportar al estudiante un servició eficiente en el control escolar.

Universidad Autónoma Benito Juárez, Oaxaca (UABJO)

Proyecto desarrollado en conjunto con nuestro distribuidor: Scanning de México

El cliente

La Universidad Autónoma “Benito Juárez” de Oaxaca es la máxima casa de estudios de este Estado de reconocida calidad, con un modelo educativo que incluye diversos programas que garantizan la sólida formación integral de sus egresados y que contribuyen al desarrollo económico y social de la región.

El desafío

La UABJO ha generado el plan de desarrollo institucional 2004-2014 que en homenaje a su rector supremo, Don Benito Juárez García, han denominado “Plan Juárez”. Dicho plan cubre cuatro grandes líneas estratégicas que constituyen la columna vertebral: la Gestión Educativa Académica, la Gestión de la Vinculación, la Gestión Administrativa Directiva y la Gestión Institucional. Para fortalecer la gestión administrativa e institucional se ha visto la necesidad de contar con un soporte electrónico de la información del personal académico y de la comunidad dada de alta en el registro escolar.

La solución

Se realizó un estudio de los expedientes pertenecientes a las áreas de recursos humanos y registro escolar en el cual destacaron varios tipos de documentos de gran importancia para poder hacer una búsqueda adecuada de la información que se tenía que procesar.

Digiflow realizó el servicio de digitalización y captura de los expedientes, almacenando la base de datos e imágenes en un servidor propiedad de la universidad. Concluida la digitalización se instaló el software Cabinet para que la universidad pueda hacer este proceso en forma autónoma. Se capacitó al personal de la universidad en el uso de la herramienta y en el proceso de digitalización para poder manipular adecuadamente su información.

Se digitalizaron aproximadamente 350 mil documentos durante un periodo de cinco meses.

Resultados

Esta solución permite a la UABJO seguir adelante con su plan de desarrollo institucional 2004-2014 y poder beneficiar a más de 15 mil estudiantes y a más de 2 mil trabajadores. Los resultados obtenidos han favorecido a Digiflow ya que la institución ha solicitado nuevos servicios de digitalización de su documentación financiera desde el 2005 hasta el 2010.